Caso você precise fazer um grande cadastro de pessoas físicas ou jurídicas para ficar disponível no menu "Estrutura -> Contatos", não é necessário fazer um cadastro manual. 

Para esses casos, foi criada e disponibilizada uma ferramenta na plataforma 1Doc para realizar cadastro/atualização de contatos em massa, utilizando uma planilha com alguns campos específicos. 

Opção 1: Utilizando o modelo CSV da 1Doc (Recomendado)

Preparação

Antes de mais nada, precisamos de uma lista com pelo menos os e-mails dos contribuintes que queremos cadastrar. O formato do arquivo que contém essa lista não é relevante, uma vez que você terá que transferir os dados dessa lista de contatos para o nosso modelo CSV de importação.

  1. Baixe o nosso modelo de CSV para importação de contatos em massa.
  2. Abra o arquivo CSV com um programa de planilhas (Excel, LibreOffice, Google Drive, etc.) e apague as linhas com dados de teste.  Nenhuma coluna ou cabeçalho do modelo deve ser modificado ou removido, pois isso pode comprometer a importação.  
  3. Preencha o modelo CSV de exemplo com os dados da sua lista de contatos.
  4. Salve o modelo CSV com o nome da sua preferência, porém salvando no formato CSV e utilizando ponto-e-vírgula ( ; ) como separador de campos.

Nota: embora o formato CSV padrão seja separado por vírgulas ( , ), recomendamos utilizar o separador como sendo ponto-e-vírgula ( ; ). O nosso modelo CSV fornecido acima está utilizando o separador de ponto-e-vírgula.

Processo de Importação

Com os dados já preenchidos no modelo de CSV fornecido, podemos ir na plataforma 1Doc para realizar a importação dos contatos.

Primeiro, vá no menu "Estrutura" e então clique em "Contatos":

Uma tela similar a essa vai abrir:

Então, selecione uma lista dentre as listas disponíveis na esquerda ou crie uma nova. Após clicar em uma lista para selecioná-la, novos botões aparecerão na parte superior da página:

Clique no primeiro botão escrito CSV, que é o botão para importar listas de contatos. Ao clicar nele, uma nova tela vai aparecer. Selecione o modelo CSV modificado por você, que contenha os dados dos contatos que deseja importar:
 

Não se esqueça de definir corretamente o "Delimitador entre campos" de acordo com o seu arquivo CSV. Caso você esteja usando o modelo CSV fornecido pela 1Doc e tenha salvo corretamente o arquivo CSV após as modificações, você deve selecionar ponto-e-vírgula como delimitador:

Com as configurações ajustadas, basta clicar no botão "Importar" e esperar até que o processo finalize (pode levar algum tempo).

Opção 2: Utilizando seu próprio formato

Essa opção é desencorajada, pois é mais suscetível a erros no processo, o que pode causar problemas na importação. 

A ferramenta de importação aceita apenas arquivos de planilhas eletrônicas no formato CSV, portanto é necessário que salve a sua lista com esse formato. Caso sua lista esteja em outro formato, como por exemplo os formatos utilizados por programas proprietários (ex: formato XLSX / XLS, do Microsoft Excel), será necessário convertê-la para CSV.

A grande maioria dos programas de planilhas eletrônicas suporta a criação de arquivos em CSV, mas caso o seu programa não tenha esse suporte, existem diversas ferramentas online que possibilitam a conversão entre formatos (XLSX -> CSV, XLS -> CSV, etc.). Recomendamos utilizar o delimitador de campos de ponto-e-vírgula ( ; ) ao invés da tradicional vírgula ( , ) do formato CSV.

Para a importação ocorrer com sucesso, é necessário que a sua lista tenha pelo menos os seguintes campos / colunas:

  • email 
  • nome 
  • tipo_pessoa 

Os nomes das colunas devem ser exatamente iguais aos nomes acima. Os campos email  e nome  devem ser preenchidos com os respectivos dados dos contatos que serão inseridos.

O tipo_pessoa pode ter apenas dois valores: "f" ou "j" (sem aspas). Sendo que o valor "f" (sem aspas) significa que este cadastro será de uma pessoa física, enquanto que o valor "j" (sem aspas) significa que este cadastro será de uma pessoa jurídica (empresas, fornecedores, etc.).

Ao final do processo, você deverá ter uma planilha CSV que possua PELO MENOS essa estrutura:

Processo de Importação

Com a sua lista no formato CSV pronta, podemos prosseguir com o processo de importação. Lembrando que recomendamos o uso de arquivos CSV com delimitador entre campos sendo ponto-e-vírgula ( ; ).

1. Primeiro, vá no menu "Estrutura" e então clique em "Contatos":

2. Uma página similar a essa será carregada:

3. Então, dentro da página de Contatos na plataforma 1Doc, selecione uma lista dentre as listas disponíveis ou crie uma nova lista de contatos (as listas de contatos são visíveis na coluna mais a esquerda da página). Após clicar em uma lista para selecioná-la, novos botões aparecerão na parte superior da página:

Clique no primeiro botão escrito CSV, que é o botão para importar listas de contatos. Ao clicar nele, uma nova tela vai aparecer. Selecione o CSV criado por você, que contenha os dados dos contatos que deseja importar:
 

Não se esqueça de definir corretamente o "Delimitador entre campos" de acordo com o seu arquivo CSV. Caso você esteja seguindo nossas recomendações, você deve selecionar ponto-e-vírgula como delimitador:

Com as configurações ajustadas, basta clicar no botão "Importar" e esperar até que o processo finalize (pode levar algum tempo).

Reiteramos que essa opção não é a mais recomendada para importação de contatos.

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