O sistema 1Doc trabalha por níveis de acesso. Eles foram desenhados para facilitar a utilização da plataforma e permitir que os usuários possam administrar seus setores. São 4 níveis disponíveis:

Administrador

São os responsáveis pelo sistema na organização. Este nível de usuário pode: 

  • Enviar todos os tipos de documentos, tramitar e resolver no setor onde está lotado;
  • Acessar os documentos do setor onde está lotado e dos sub-setores abaixo de sua hierarquia para acompanhar o andamento do trabalho;
  • Gerar contra-senha para que outros usuários assinem em seu nome;
  • Cadastrar, editar e atribuir marcadores aos documentos do setor;
  • Ter acesso a funções administrativas como trocar usuários de setor, corrigir nome de usuários e ajustar o organograma;
  • Cadastrar e alterar assuntos específicos (Ex. Protocolo, Atendimento, Pedido de LAI, Ocorrência, etc.);
  • Cadastrar e alterar modelos de documentos;
  • Ter acesso a indicadores gerais da entidade, bem como mapa geral (caso aplicável).

Nível 1

São os chefes de setor ou pessoas de confiança. Este nível de usuário pode:

  • Enviar todos os tipos de documento, tramitar e resolver no setor onde está lotado;
  • Acessar os documentos do setor onde está lotado e dos sub-setores abaixo de sua hierarquia para acompanhar o andamento do trabalho;
  • Gerar contra-senha para que outros usuários assinem em seu nome;
  • Cadastrar, editar e atribuir marcadores aos documentos do setor;
  • Cadastrar sub-setores, bem como novos usuários;
  • Ter acesso às estatísticas do setor. 

Nível 2

São os usuários operacionais do setor. Este nível de usuário pode:

  • Enviar todos os tipos de documento, tramitar e resolver no setor onde está lotado;
  • Acessar somente os documentos do setor;
  • Atribuir marcadores aos documentos do setor.

Nível 3

São os estagiários/funcionários em treinamento. Este nível de usuário pode:

  • Apenas visualizam documentos, não podem enviar novos, nem responder.

Boas práticas

  • Todo setor deve ter ao menos um usuário com Nível 1, para que possa utilizar todas as funcionalidades do sistema.
  • Devem ser cadastrados na plataforma todos os funcionários que resolvem as demandas em cada setor.
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